Renovamos el sistema de carga de actividades culturales de Buenos Aires

el inicio

Nos encontramos con un desafío tan complejo como estimulante. Restaurar y modernizar un sistema administrativo clave que estaba mostrando claras señales de agotamiento.

El sistema anterior, desarrollado en PHP, arrastraba múltiples fricciones: lentitud, errores recurrentes de carga, una experiencia de usuario desordenada y una gestión de permisos que no contemplaba jerarquías claras. Cada institución cultural —más de 100 en total— debía cargar sus propias actividades, pero el proceso era confuso, inconsistente y limitante.

Frente a estas limitaciones, tomamos una decisión estratégica: reconstruir la base del sistema usando Directus, un CMS headless que nos brindaba la flexibilidad necesaria para escalar, personalizar y optimizar el flujo de datos sin comprometer la experiencia del usuario.

Empezamos mapeando las entidades y relaciones del sistema anterior para luego rediseñarlas desde cero.

Instituciones, roles y sus responsables

Modelamos cada institución como entidad independiente, incluyendo sedes y responsables asignados para permitir una gestión descentralizada y segura de sus actividades.

Actividades con estructura flexible

Las actividades pueden tener múltiples fechas, ubicaciones y disciplinas, lo que permite representar la complejidad real de la programación cultural de la ciudad.

Clasificaciones y visibilidad jerárquica

Integramos filtros cruzados por barrio, tipo de evento, edad y acceso, junto con un sistema de estados que define la visibilidad pública o interna de cada contenido.

ideación

UX pensada para instituciones diversas

Sabíamos que los usuarios eran muchos y variados

Centros culturales, museos, bibliotecas, teatros, cada uno con sus particularidades. Por eso, trabajamos en iteraciones internas para organizar el flujo de carga de actividades y definir una arquitectura clara de campos, relaciones y validaciones.

Uno de los puntos más delicados fue la gestión de permisos. Se definieron roles jerárquicos que permiten a cada institución ver y modificar únicamente su contenido, mientras un equipo central puede auditar y acompañar el proceso.

También diseñamos un front-end personalizado para facilitar la navegación entre filtros complejos y permitir la descarga de reportes específicos, algo fundamental para las gestiones internas del equipo.

iteración

Documentación, soporte y curva de adopción

Sabíamos que lanzar una nueva herramienta no es suficiente. Así que creamos una wiki interna directamente en Directus, con videotutoriales, manuales y ejemplos reales para acompañar a cada institución en su curva de aprendizaje.

Además, configuramos un sistema de tickets de soporte también dentro de Directus, para que las solicitudes de cambio o soporte quedaran registradas y tuvieran seguimiento estructurado.